書面臨時総会における疑問＆質問への回答
今回の紙面臨時総会における「PTAホームページの開設」の可否と「校外活動一覧」のホームページ記載の経緯をご説明いたします。
※ 回答内容は疑問＆質問になるべく早くお答えする為にPTA本部の総意ではなく、PTA役員代表であるPTA会長大貫圭介の意見として回答しております。
※今後のPTA本部役員の会議等により回答内容や対応方法が変更する可能性もございます。
下記質問にお答えする上で皆様に知っていただきたいことは「個人情報保護法」についてです。
日本PTA全国協議会のホームページにてPTAで取り扱う名簿に関して記載がございます。
是非お読みいただき理解を深めて下さい。
■校外活動一覧のホームページ記載の経緯
①2017年5月の個人情報保護法の改正に伴い、5000人以上の個人情報を扱う事業者のみだった法律の範囲が5000人以下の個人情報を扱う事業者も対象となった事でPTA組織も対象となります。
②上記に伴いその対策をより早く行おうと、今春より「児童のフルネーム＋保護者の携帯番号」の記載された校外活動の当番表の編集と左記の項目の記載を控えることとしました。
③上記に伴い現在は「誰が」「いつ」「なんの」活動を行っているかは「本部役員」と「校外委員」だけが情報を見る事ができる形となりました。
④想定内ではあったものの「当番の日程交代がしづらい」という状況が発生し校外委員会への連絡が想定より多く発生しました。
⑤個人情報保護を行いつつ、ペーパーレス化を行い、経費の抑制を行いつつ、PTA会員の皆様のご不便さを軽減させたいとの考えに至りました。
①から⑤が、このたびの「PTAホームページの開設」と「書面臨時総会開催」において、当番表の簡易版をホームページに掲載する事を議題とした経緯となります。
以下Ｑは、実際に臨時総会の投票用紙にて頂いたご意見の文言をそのまま記載しております。
Ｑ 当番の交代をする際に「誰が」「何日」「どの当番」なのかがわからないので不便
Ａ 仰る通りです。こちらの問題を解決することもホームページ開設の要因となっております。日本PTA全国協議会の個人情報取扱いに基づき、今まで通りの当番表を配布できない事は決まっているので、その上でより皆さんのご不便を解消する案として今回の臨時総会をご提案させていただきました。
Ｑ パスワードをかけているから安心という考えは危ないと思う
Ａ もちろんパスワードをかけたから安心という気持ちは微塵もございません。ですが、「かけないよりかけた方が安心」という気持ちでパスワードをかけております。パスワードをかけたからといって今までの個人を特定されやすい「学年とクラスとフルネームと携帯番号」の表記ではなく「学年と苗字のみ」の表記と致しております。
Ｑ このホームページ（以下HP）を見るためにはURLとQRコードのみしか入る方法がないのか？
Ａ 他に手軽にHPを見る方法をご存知の方がいらっしゃれば是非ご教授下さい。よろしくお願いいたします。
Ｑ アクセスへの規制はされているか？
Ａ まず、ご家庭へ配布されているPTA名記載のお手紙は一度学校に確認を取り発行いたしております。そしてその内容は外部へ伝わってもよいという前提で作成されております。今回HPに記載されている情報はパスワードをかけたページ以外はすでに発行されたお手紙が中心の内容でございますので、外部の方の目にふれてもよい前提で作成されております。アクセスを規制している部分はパスワードをかけたページとなります。
Ｑ 認証画面にパスワードのみでは不安
Ａ パスワードを必要としているページに記載された内容で、ＰＴＡ会員様の個人情報に関わる可能性があるものは「校外活動の当番表」となります。
「学年＋苗字」のみの記載ではあるものの、載せたくない人のみ拒否をできるような仕組みにしようと本部で協議しております。
明確な回答は追ってご連絡いたします。
Ｑ パスワードが単純
Ａ 臨時総会の手紙に記載致しましたが、今回お伝えしているパスワードは「仮パスワード」です。
手紙に記載致しました通り、臨時総会にて可決した場合「本パスワード」はもっと複雑なものに設定し、定期的に変更していきます。
Ｑ ＷＩＸ（当ホームページ作成サービス名）が信用できない
Ａ 運用方法に関してはＰＴＡ本部で決定していきます。できる限りＰＴＡ会員の皆様が便利になると同時に本部役員や委員会の作業の軽減、ＰＴＡ会費の経費削減、それらを相対的に考えたい際のサービス選びとなります。無料サービスですから信用できないお気持ちもわかります。
その場合は上記の「表記の拒否」方法が決まった際にご連絡下さい。
Ｑ 質問の回答をして下さい
Ａ HPだからこそ、質問への返答など、今回のように迅速な対応が今後できると私は考えております。
今回のみならず今後、様々な疑問・質問をいただいた際にはHPで回答していこうと考えております。
Ｑ 電子データの方が漏洩のリスクが高い
Ａ もちろんそうです。しかし今までは「学年＋クラス＋フルネーム＋電話番号」の記載された当番表を約15000枚印刷し配布をしていました。今回の総会では現在の「誰がいつ何の校外活動をおこなっているかを開示しない」ことと「苗字と学年」のみ「パスワード」をかけたホームページで掲載する事を皆さんにお選びいただきました。仮に漏洩したとしても「苗字と学年」のみの情報は悪用するには情報としては乏しいのではないかというのが現状の見解です。
Ｑ 情報機器の有無により情報格差が出るのは好ましくない
Ａ 「携帯電話は持っていない」「スマートフォンをもっていない」「ネット環境がない」方はたしかにHPは見られない可能性が高いと思います。
しかし、手紙に記載の通り紙のお手紙は今まで通り配布いたします。当番表に関しては「紙の当番表」をご希望の方は申請いただければ配布いたします。ですので「情報格差が発生する」という事はほとんどありませんのでご安心下さい。
Ｑ 今年度の形になって、旗の受け渡しがない事で当番の忘れが以前より多いし解消されない気がする
Ａ 新しい制度ですから浸透するまでは2～3年かかると覚悟して臨んでおります。当番忘れの方へのお手紙なども発行しております。
徐々に新しい仕組みを浸透させていきつつ、当番忘れや当番に来ない方への対策は今後も引き続き考えていく所存です。
Ｑ 苗字のみの表記が個人情報保護法にひっかからないのであれば、校外活動の一覧表を黄色い旗と一緒にファイリングして置くのはいかがですか？
Ａ よいご提案をありがとうございます。学校側と検討させていただきます。
Ｑ パスワードは毎年変更されますか？その際はお手紙で必ずご連絡下さい
Ａ まず最低１年に１回はパスワード変更とそのパスワードをお手紙での配布は行っていきます。ご安心下さい。
Ｑ 来年度以降、校外委員会に立候補される方が少なくなるような気がします。特に委員長・副委員長の負担が多くなると思います
Ａ 実は今回の試みにより校外委員会や委員長・副委員長の活動量は以前より減っております。
① 当番表の作成 → あるＰＴＡ会員様のご助力によりエクセルを改良していただき当番表作成が簡易になりました。
② 当番表の印刷 → 一家庭あたり50枚近く印刷していたものが当番表2枚となりホチキス留めもないので委員会さんの作業はかなり減りました。
③ 当番表の回収 → 当番表に氏名＋電話番号の記載があった昨年までは回収＆シュレッダーが必要でしたが今年以降はその作業もなくなりました。
当番表の作成も来年以降さらに簡単にできるシステムに更新する予定です。ホームページに当番表を記載できれば委員長・副委員長への交代の電話連絡も少なくなるので、校外委員会は活動量がかなり減り、人気の委員会となるはずです。
ちなみにホームページ更新は本部でやっていきますので校外委員会の活動ではございません。
Ｑ 校外活動一覧廃止に伴い、臨時総会が必要な現状であることに意識の低さを痛感し残念です
Ａ もしかしたら臨時総会であるから急に総会が必要になったと感じられたのかもしれませんがそれは違います。一番早いとまでは言いませんが、当校の今回の試みは個人情報保護法改正後でいうと江戸川区内でもかなり早く対策を意識して行動に移しているＰＴＡ団体だと自負しております。意識が低いのではく意識を高く持っている女性役員や委員会さんたちが昨年度より準備して動いてくれております。ＰＴＡ活動というボランティアで成り立っている活動の上で、試行錯誤しながら対応してくださっている方々に感謝しています。
Ｑ ホームページの更新情報をつねに確認しないといけないのは手間
Ａ 基本的にホームページの確認は必要ありません。ホームページを確認する必要のある方は以下の２つの情報がほしい方のみです。
・「わたしたちのＰＴＡ」「委員会マニュアル」「校外活動マニュアル」などのページ数の多い資料
更新した際に「更新したというお知らせを手紙」で配布します。手紙をお読みいただいた後にホームページを確認してください。
随時確認は必要ないです。
・すでに「配布した手紙」の確認
こちらは配布し終わったものですから本来は確認する必要はありません。
ですがお手紙がランドセルの中で破れたり、神隠しにあったり、紛失してしまった方などの一部の方々に便利なHPです。
さらに校外活動の交代を行わない人は基本的にはホームページを見なくても問題ありませんのでご安心下さい。
Ｑ 紙面を全家庭配布の方がよいのではないか？
Ａ 経費削減と委員会さんの作業を減らす事を考え、配布しないに越したことはないという結論に至りました。
Ｑ スマホの画面が小さくて見えない
Ａ 紙面のご要望を下されば子供便でお送りいたします。
Ｑ 「わたしたちのＰＴＡ」「総会資料」「当番表」「校外マニュアル」などはコストカットするものではないのでは？
Ａ すべてにおいてコストカットや作業減少できるものに関してはしていくというのが現時点でのＰＴＡ本部の方針です。
上記で削減できた予算などで本来の「子供達の教育・成長のため」「子供達を楽しませる為」に予算を使っていきたいと思います。
Ｑ コストカットといっているが「お祭のチラシ」にお金がかかっているように思えますが？
Ａ こちらは今回の臨時総会のお話とは主旨がそれますがお答えいたします。現在、小中連携（小学校中学校連携）や地域連携をより強め希薄になりつつある地域と小学校のパイプを太くしようという事を篠崎地区全体でテーマとしております。それを形にしたのが今回のチラシや、「一緒に幟祭りに参加しよう」のお手紙です。ではその印刷代金がどこから出ているかというと、みなさんには当然わからないので勘違いさせてしまって申し訳ないのですが、ＰＴＡ本会計（ＰＴＡ会員会費）からは出ておりません。元ＰＴＡ会長であった方々や地域の方々、地域の自治会や町会さんからいただいた寸志の一部から支払っております。寸志はＰＴＡ本部の活動にご支援いただいているお金です。その中から地域に還元しようと今年からはじめたものです。地域の方々や各お祭り団体様からも、お喜びのお声をたくさんいただいております。
Ｑ ホームページ拝見しました。すばらしいです。ありがとうございます。
Ａ ご理解ありがとうございます。これに満足せず改善していきたと思っております。
Ｑ PTA専用HPをどんどん活用していくべきだと思いました
Ａ ご理解ありがとうございます。HPというツールは様々な情報を手軽に公開できる便利なツールではあると共に、皆様が感じているように情報の流出や毎回確認にいかなくてはいけないのか？などの不安もあるかと思います。現時点では「見なくても困らない」「でも困ったときには助かる」といったレベルのＨＰにしていこうと考えております。
今後ともご理解・ご協力・ご教授のほどよろしくお願いいたします。